Bereichen elektronische Datenverarbeitung, PC-Systeme, Netzwerke, digitales Dokumenten-Management und CRM-Lösungen anbietet. In den vergangenen Jahren sind wir zunehmend auch mit Consultingaufgaben im Bereich der Unternehmens-IT betraut. Hier geht es vor allem um die Harmonisierung der vorhandenen IT-Systeme und Prozessoptimierungen. Seit der Gründung im Jahre 2001 sind wir bestrebt, die uns gesetzten Aufgaben mit Qualität und
Dauerhaftigkeit zu lösen. Eine zuverlässige und flexible Kundenbetreuung sowie die Etablierung eines rationalen Preis-Leistungsgefüges gehören zu den Grundsätzen unserer Firma.
Wir sind u.a. Business-Partner der ELO Digital Office GmbH und der cobra - computer's brainware GmbH.
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d.kuehne@perlsystem.de
+49 34 93 / 515 919
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06749 Bitterfeld-Wolfen OT Bitterfeld
Deutschland
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Zur Verwaltung der umfangreichen Prozesse und unter Beachtung der ständig wachsenden Anforderungen wurde bereits in der Vergangenheit die Software „Cobra CRM Plus“ mit 37 Nutzern angeschafft. Im Laufe der der Zeit stieß man aber mit den anfangs geplanten internen Abläufen an Grenzen. Das kontinuierliche Wachstum des Unternehmens machte eine Optimierung von internen Arbeitsabläufen und eine deutlich umfangreichere und effizientere Nutzung der eingesetzten CRM-Software notwendig. Mit dieser Anforderung trat die HÖHER Management GmbH an PerlSystem® heran.
Projektziel
Die separate Rechnungstellung und Zahlungsüberwachung, die bis dahin in einem anderen Programm stattfand, sollte zukünftig mit der CRM Software erfolgen. Durch diese Änderung würde es allen Kundenberatern im Unternehmen, unter Beachtung bestehender Berechtigungen, möglich sein, die Erstellung, die Einsicht
und Korrektur von Kunden-daten vornehmen zu können. Die aufwendige Informationsbeschaffung von Daten über die Buchhaltung sollte damit entfallen. Eine weitere Anforderung waren das Sammeln und die automatisierte Übergabe der relevanten Rechnungsdaten an das existierende Zahlungsprogramm.
Herangehensweise
Die im Unternehmen ablaufenden unterschiedlichen Prozesse wurden unter Einbeziehung der HÖHER Management GmbH betrachtet und nach Relevanz und vorhandenem Optimierungspotential bewertet. Intensiv wurden in mehreren Consultings mögliche zukünftige Änderungen in einzelnen Unternehmensabläufen besprochen. Bereits nach wenigen Tagen waren nach der Umsetzung von Teilabschnitten erste Ergebnisse sichtbar und nutzbar. Auf der Basis dieser Erfahrungen und einer ständigen intensiven Kommunikation zwischen PerlSystem® und der HÖHER Management GmbH konnten auch alle weiteren Anforderungen des Unternehmens zügig umgesetzt und damit die Liveschaltung des Gesamtprojektes fristgerecht realisiert werden. Der Erfolg dieses Projektes basierte entscheidend auf die von Anfang an geplante Einteilung der Gesamt-aufgabe in messbare Teilabschnitte, der ständigen Kommunikation mit dem Kunden und dem Vertrauen des Kunden HÖHER Management GmbH in unsere Erfahrungen bei der Umsetzung solcher Projekte.
Umsetzung
Der Aufbau der Datenbank des Programms „Cobra CRM Plus“ wurde im ersten Schritt verändert und durch funktionelle SQL Scripts erweitert. Für den Kunden wurde eine Schnittstelle programmiert, mit der die Übergabe von Rechnungsdaten aus dem Programm „Cobra CRM Plus“ in das Programm „Lexware“ erfolgt. Dadurch wurde es möglich, einen prozessualen digitalen Weg der Daten über Programmgrenzen hinaus zu gestalten. Ein eigens entwickelter Prozessablauf sammelt nun alle fälligen Rechnungen technisch ein und übergibt diese anschließend in das Zahlungsprogramm „StarMoney“. Somit wird ein automatisierter Lastschrifteinzug von bis zu 1000 Rechnungen pro Monat in wenigen Minuten erledigt. Eine automatisierte und clevere Zahlungsüberwachung im Cobra rundet das Projektziel gelungen ab.
Ergebnis
Mit der Realisierung des Projektes wurden mehrere Unternehmensprozesse optimiert. Es gibt eine deutlich messbare Zeitersparnis im gesamten Bereich der Zahlungsabwicklung und eine höhere Sicherheit bei gleichzeitig geringerem Zeitaufwand im Bereich der Zahlungsüberwachung. Durch die Umstellung von einzelnen Prozessabläufen und dem Einsatz der CRM-Software „Cobra CRM Plus“ als das federführende Programm im Unternehmen, stehen den Sachbearbeitern nun alle nötigen Informationen in nur einer Software zur Verfügung.
Dadurch entfallen frühere, sehr zeitaufwendige, Rückfragen in anderen Abteilungen des Unternehmens. Den Mitarbeitern steht deutlich mehr Zeit für ihre eigentliche Tätigkeit, der Arbeit mit und für ihre Kunden, zur Verfügung. Ein durchdachtes Konzept mit individuellen Zugriffsberechtigungen auf die vorhandenen Daten im Programm „Cobra CRM Plus“ sichert die Einhaltung der bestehenden Vorgaben durch den Datenschutz. Die HÖHER Management GmbH war mit der Umsetzung des Projektes durch PerlSystem® it solutions sehr zufrieden und erteilte dem Unternehmen direkt im Anschluss weitere Aufträge.
Die Firma Land- und Gartentechnik Friedrich GmbH festigte insbesondere in den 2000er Jahren in der Region seine Position als Vertrags- und Stützpunkthändler verschiedener Hersteller und baute seine Kundenbasis durch die Akquisition mehrerer landwirtschaftlicher Großbetriebe kontinuierlich aus. Zur Bewältigung der damit einhergehenden wachsenden Anforderungen in der Buchhaltung und im Marketing / Vertrieb wurde in eine leistungsfähige Warenwirtschaft und in ERP- und CRMSoftware investiert. Beim Management der Eingangsrechnungen stieß man dann an Grenzen und sah sich am Markt nach einem leistungsfähigen Dokumenten-Management-System (DMS) um. Das neue System sollte in die bestehende SoftwareLandschaft intelligent integriert werden können und gleichzeitig sollte der Prozess der Rechnungsbearbeitung deutlich effizienter und transparenter als bisher gestaltet werden.
Projektziel
Die Grundanforderung war, dass sämtliche Eingangsrechnungen in einem Workflow erfasst, richtig zugeordnet und bearbeitet werden. Anhand der Rechnungsnummer sollte es vor der Archivierung eine Dublettenprüfung geben und einzelne Rechnungspositionen sollten gesondert erfasst werden, da es später gesplittete Buchungen gibt. Die aus der Rechnung extrahierten Daten sollten nach der Rechnungsprüfung als Buchungssatz Datev zur Verfügung gestellt werden. Zum Abschluss sollten sämtliche Eingangsrechnungen sachbezogen sowie rechtskonform gemäß GoBD archiviert werden. Die Bearbeitung der Workflows und der Zugriff auf das ELO-Archiv sollte auch mobil bzw. per Fernzugriff möglich sein.
Herangehensweise
Die im Unternehmen im Bereich Rechnungsbearbeitung ablaufenden Prozesse wurden betrachtet und nach Relevanz und Optimierungspotential bewertet. Es wurde mit der Geschäftsführung ein Grobkonzept erstellt und festgelegt, dass der Aufbau des DMS-Systems mit anfangs fünf lizensierten Arbeitsplätzen erfolgt. Es wurden Teilprojekte definiert, die nacheinander umgesetzt wurden.
Umsetzung
In intensiven Consultings mit der Geschäftsführung und den betroffenen Mitarbeitern wurde die Ist-Situation analysiert und ein Testsystem aufgesetzt, in dem die geplanten Workflows umgesetzt, detailliert getestet und schrittweise weiter optimiert werden konnten. Mit diesem Testsystem war es möglich, einzelne Ideen zur Optimierung der bestehenden Prozesse auf Praktikabilität zu prüfen. Großen Raum nahm die Bearbeitung des Rechnungseingangs-Workflows mit seinen diversen Entscheidungsmöglichkeiten und der Aufbau eines interaktiven Formulars zur Erfassung der Rechnungsdaten bis hin zu den einzelnen Rechnungspositionen ein. Die eingerichtete Schnittstelle zum Programm Datev ermöglicht bei der Verschlagwortung die Übernahme der Kreditordaten direkt aus dem Datev sowie die Übergabe der Rechnungsdaten als Buchungssatz ins Datev. Für einzelne Mitarbeiter wurde zusätzlich die Möglichkeit geschaffen, mit Mobilgeräten Zugriff auf das ELO-Archiv und den WorkflowProzess zu erhalten. Die geschaffene Struktur im Archiv entsprach den bisher genutzten Ablagestrukturen und ermöglicht so ein intuitives Auffinden benötigter Dokumente. Mit der Übernahme vom Test- ins Produktivsystem wurden alle Mitarbeiter detailliert geschult. Dies förderte in hohem Maße die Akzeptanz der neu eingeführten Software. Das Projekt wurde als modulares System konzipiert und ist somit auch zukünftig an mögliche, sich ändernde Anforderungen anpassbar.
Ergebnis
Mit der erfolgten Realisierung des Projektes wurde der Prozess der Rechnungsbearbeitung transparenter und deutlich optimiert. In einem komplexen Workflow werden Verantwortlichkeiten, Rechnungstyp und notwendige Rechnungsdaten erfasst. Zusätzlich erfolgt eine automatische Dublettenprüfung. Nach Abschluss des Workflows wird ein Datensatz für den Export ins Datev zur Buchung der Rechnung zur Verfügung gestellt. Über dem Workflow zur Bearbeitung der Lieferscheine besteht die Möglichkeit der Verlinkung des Lieferscheines mit der zugehörigen Rechnung
Der AZV hatte bereits drei Arbeitsplätze für die Nutzung der Software ELO-Professional lizensiert. Für den Zugriff auf die vorhandenen Stammdaten gab es eine Schnittstelle zum entsprechenden Programm im Unternehmen. Die Dokumente wurden jedoch lediglich abgelegt. Es erfolgte keine Nutzung der Software im Rahmen des Dokumenten-Management-Systems
Projektziel
Der gesamte interne Prozess der Bearbeitung von eingehenden und ausgehenden Dokumenten sollte analysiert und unter Nutzung der Möglichkeiten von ELO-Professional optimiert werden. Ziel war das Erreichen einer deutlichen Zeitersparnis für den Prozess der Bearbeitung der Dokumente, eine umfassende rechtskonforme Archivierung aller zugehörigen Dokumente und die Schaffung von Voraussetzungen für das schnelle Wiederauffinden nach definierten Suchkriterien. Daneben stand der Aufbau eines Berechtigungs- und Zugriffskonzept für die jeweiligen Dokumente und deren Umsetzung im ELO-Professional im Fokus. Die Übernahme von älteren Dokumenten in das aktuelle Archiv im ELO war eine weitere Anforderung.
Herangehensweise
Die im Unternehmen ablaufenden unterschiedlichen Prozesse wurden unter Einbeziehung der beteiligten Mitarbeiter im AZV betrachtet und nach Relevanz und möglichem Optimierungspotential bewertet. Nach einer Anpassung der vorhandenen Hardware und eines Updates der bereits vorhandenen drei Lizenzen des bisher nicht genutzten DokumentenManagement-Systems wurden drei zusätzliche Arbeitsplätze für die Nutzung der Software ELO-Professional lizensiert. Danach war es möglich, die nun bestehenden sechs Arbeitsplätze für ein umfängliches Dokumenten-Management zu nutzen und in bestehende Unternehmensprozesse zu integrieren. Innerhalb des gesamten Projektes wurden mehrere Teilprojekte definiert und nacheinander umgesetzt. Im Prozess der Umsetzung der einzelnen Teilprojekte wurden die definierten Workflows mehrfach weiter optimiert. Ein wichtiger Punkt hierbei war die frühzeitige Einbeziehung der Mitarbeiter an den einzelnen Arbeitsplätzen.
Umsetzung
Nach der Analyse der internen Prozessabläufe, der Erfassung der persönlichen Zuständigkeiten und Benutzerberechtigungen wurden Teilprojekte definiert. Nachdem ein Berechtigungskonzept erstellt war, wurde intensiv die optimale Ablagestruktur im Archiv von ELOProfessional besprochen und umgesetzt. Ziel war es, die „Denkweise“ des AZV zu erfassen und in der Archivstruktur so abzubilden, dass ein intuitives Auffinden von Dokumenten und Vorgängen schnell möglich ist. Anschließend wurden die Prozesse der Archivierung der Ausgangsrechnungen / Ausgangbelege analysiert und weitestgehend automatisiert. Zuletzt wurden sämtliche Arten von Eingangsbelegen im AZV analysiert und deren Bearbeitung im Rahmen von definierten Workflows unter Nutzung der Möglichkeiten des Programms ELO-Professional optimiert. Die schrittweise Umsetzung und mehrfach direkt am Arbeitsplatz erfolgte Schulungen sicherten in hohem Maße die Akzeptanz des Dokumenten-ManagementSystems bei den betroffenen Mitarbeitern. Das Projekt wurde von Anfang an als modulares System konzipiert und ist damit auch zukünftig an mögliche sich ändernde oder zusätzliche Anforderungen anpassbar.
Ergebnis
Mit der Realisierung des Projektes erfolgt nun eine komplette rechtskonforme Archivierung aller Eingangs- und Ausgangsbelege. Es wurden mehrere Unternehmensprozesse optimiert und dadurch eine deutliche Zeitersparnis pro Prozessablauf erzielt. Durch die intuitiv nutzbare Ablagestruktur im Archiv wurde der Zeitaufwand für das Auffinden von benötigten Dokumenten ebenfalls deutlich reduziert. Zusätzlich wurden etwa 150.000 ältere Dokumente automatisiert archiviert.
Die Fa. Sopp & Teipen Verwaltungsgesellschaft mbH verzeichnet seit 1996 einen stetig wachsenden Bestand an betreuten Häusern, Wohneinheiten und gewerblichen Objekten. Damit einhergehend stieg intern der absolute Betreuungsaufwand und die Anzahl und Komplexität der zu realisierenden Prozessabläufe. Die Ablage der Dokumente erfolgte bisher nicht in einer Dokumenten-ManagementSoftware.
Projektziel
Herangehensweise
Umsetzung
In mehreren Consultings wurden interne Prozessabläufe analysiert, persönliche Zuständigkeiten erfasst und Benutzerberechtigungen besprochen. Die definierten Teilprojekte wurden nacheinander umgesetzt und die Software ELO-Professional wurde Schritt für Schritt eingeführt. Großen Raum nahmen Consultings zur zu schaffenden Ablagestruktur im Archiv von ELO-Professional ein. Letztlich wurde die bereits bestehende Struktur im genutzten Wohnungsverwaltungsprogramm weitestgehend übernommen. Das sicherte für die betroffenen Mitarbeiter ein schnelles Einarbeite und intuitives Zurechtfinden im neu geschaffenen Archiv. Der Prozess der Archivierung der Ausgangbelege wurde analysiert und weitestgehend automatisiert. Zuletzt wurden sämtliche Arten von Eingangsbelegen im Unternehmen analysiert und deren Bearbeitung im Rahmen von definierten Workflows unter Nutzung der Möglichkeiten des Programms ELO-Professional optimiert. Die schrittweise Umsetzung und mehrfach direkt am Arbeitsplatz erfolgte Schulungen sicherten die Akzeptanz des Dokumenten-ManagementSystems bei den Mitarbeitern. Das Projekt wurde von Anfang an als modulares System konzipiert und ist damit auch zukünftig an mögliche veränderte oder zusätzliche Anforderungen anpassbar.