topfact steht seit 2005 für Qualitätssoftware Made in Germany. Mit unserem Team aus Spezialisten unterschiedlicher Disziplinen betreut die topfact AG derzeit über 200 Unternehmen in 4 Ländern mit mehr als 12.000 Anwendern.
Wir helfen den Arbeitsalltag von mittelständischen Organisationen effektiver zu gestalten, um deren gesamtes Potential freizusetzen.
Mit digitalen Arbeitsabläufen und Workflows schaffen wir mehr Freiräume für produktives Arbeiten und sind Wegbegleiter für den digitalen Wandel. Der Einsatz von topfact kann on-prem oder in der Cloud erfolgen und bietet den Anwendern die Wahl zwischen stationäre Arbeit und mobile Anwendungen.
Die topfact Lösungsbereiche sind alle üblichen Anwendungsbereiche des Dokumentenmanagements wie Rechnungsmanagement mit Inhaltserkennung Kontierung und Buchung, sowie Fristen und Zahlungsüberwachung, Personalunterlagen und Unterweisungsmanagement, Vertragsmanagement mit Vertragsentwicklung, Freigaben, digitalen Signaturen und Fristenkontrolle, die Anbindung an ERP- Systeme, digitale Formulare, Aufgabenworkflows und vieles weitere.Contact person
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Kundenanfrage mit dem Wunsch nach einem Cloud-basierten Datenmanagement-System, das alle bestehenden Systeme zusammenführt und ergänzt.
Ausgangssituation bei der Hans Schramm GmbH & Co. KG:
Das Dokumentenmanagement der Hans Schramm GmbH & Co. KG ist über verschiedene Methoden strukturiert. Aus verschiedensten Systemen kommen Dokumente, Bilder, Daten – Papierbelege werden eingescannt und aufwändig manuell zugeordnet. Ein typischer Rechnungsdurchlauf liegt bei 9 Tagen.
+ Verschiedene Systeme, unterschiedliche Daten
+ schwieriges Arbeiten vom Homeoffice
+ Hoher manueller Aufwand durch Medienbrüche
+ Langer Rechnungsdurchlauf
+ Kein einfacher Überblick über den Kundenprozess
Lösung mit der topfact AG:
Die Implementierung einer Cloud-basierten Dokumentenstruktur, die den Kundenprozess als roten Faden nutzt, um den Rechnungsprüfungsprozess zu automatisieren und so effizient wie möglich zu gestalten. Ziel: ein Rechnungsdurchlauf soll nur noch 1,5 Tage dauern.
+ Eine Plattform, die ALLE Dateien strukturiert
+ Sichere Cloud-Lösung – von überall zugänglich
+ Hohe Automatisierung – kaum manuelle Arbeit
+ Effizienter, kurzer Rechnungsdurchlauf
+ Kundenprozess als roter Faden
Projektergebnis - nach nur zwei Monaten:
+ 60% weniger Aufwand für Mitarbeiter: Durch den Wegfall des manuellen Belegtransports und des üblichen Nachfassens durch den Buchungsmitarbeiter lässt sich hier enorm Zeit sparen.
+ 1,5 Tage Durchlaufzeit pro Rechnung: Im Schnitt liegt die Bearbeitungszeit einer Rechnung in einem Unternehmen ohne topfact6 bei mehreren Tagen, manchmal sogar Wochen.
+ 43% Zeitersparnis in der Bearbeitung: Durch diese enorme Einsparung lassen sich spielend leicht die Zahlungsziele für Skontorabatte einhalten und so lässt sich Geld sparen.
In 3 Schritten zu einem einfachen, zeitsparenden und passgenauen Rechnungsmanagement
1. Ist-Analyse und Zielprozess: Welche Wege gehen die relevanten Dokumente heute und wie sieht der eigentlich optimale Ablauf aus?